conservazione, revisione, scarto

Le operazioni di revisione e scarto, nelle biblioteche d'informazione generale (Sala Borsa e Biblioteche di quartiere), sono effettuate sull'insieme della collezione con periodicità almeno annuale. Questo intervento consente di mantenere le raccolte aggiornate e coerenti con la missione e le finalità delle biblioteche.
Nell'effettuare la revisione periodica delle raccolte, le biblioteche possono mantenere nelle proprie collezioni, spostandoli eventualmente dallo scaffale aperto al deposito (se presente), i libri e i periodici che, pur se non recenti, sono ritenuti di utilità e d'interesse per la comunità e ancora rispondenti alle istanze della contemporaneità. Questa valutazione di merito tiene conto di: correttezza dei contenuti, corrispondenza alle esigenze informative dell'utenza, autorevolezza dell'autore, svolgimento del dibattito scientifico nei rispettivi ambiti tematici, disponibilità in commercio di opere in materia.
Particolare attenzione ai fini della conservazione dei documenti è dedicata alla pertinenza o meno all'ambito della storia locale e della memoria sociale del territorio di riferimento, e a volumi e periodici appartenenti a fondi speciali o acquisiti per donazione.
È sempre valutata la possibilità del coordinamento con le altre biblioteche bolognesi, per evitare livelli di eccessiva ripetitività bibliografica su base territoriale.
Relativamente allo scarto definitivo, le biblioteche adottano procedure standard di valutazione delle collezioni, come i criteri SMUSI (S = Scorretto, informazione falsa; M = Mediocre, superficiale, ordinario; U = Usato, deteriorato, di sgradevole presenza; S = Superato; I =Inappropriato, incoerente con la raccolta). Oltre a questi parametri, sono prese in considerazione le statistiche di circolazione dei documenti, considerate inventario per inventario, e riguardanti gli ultimi 5-8 anni.
Per ogni inventario sottoposto a valutazione di scarto, si effettuano i controlli previsti dalle Linee guida per la dichiarazione di fuori uso di materiale bibliografico, documentario e iconografico approvate nel 2007 dalla Soprintendenza per i beni librari e documentari della Regione Emilia-Romagna. In particolare, sono esclusi dallo scarto documenti unici nel sistema dell'Istituzione Biblioteche (facendo eccezione solo nel caso una copia sia posseduta dalla Biblioteca Universitaria di Bologna), documenti recanti annotazioni manoscritte o appartenenti a fondi speciali e/o a edizioni particolari o di pregio .
I documenti da scartare o deteriorati, ma ultime copie nel sistema dell'Istituzione Biblioteche (facendo eccezione solo nel caso una copia sia posseduta dalla Biblioteca Universitaria di Bologna), i documenti recanti annotazioni manoscritte o appartenenti a fondi speciali e/o a edizioni particolari o di pregio vengono consegnati alla Biblioteca dell'Archiginnasio, che li acquisisce nel suo patrimonio per la conservazione definitiva e li mette a disposizione dell'utenza per la consultazione in sede e per il prestito.
Per tutti gli altri documenti, una volta ottenuta l'autorizzazione della Commissione incaricata di pronunciare la dichiarazione di fuori uso secondo quanto prescritto dall'art. 34 del Regolamento di contabilità del Comune di Bologna, le biblioteche completano la procedura di scarto inventariale.
Infine, una volta annullati i timbri, i documenti sottoposti a scarto definitivo possono essere resi disponibili al pubblico, nelle forme che le diverse biblioteche adotteranno, oppure destinati ad altre biblioteche o associazioni no-profit, oppure alienati, oppure inviati al macero.
Per lo scarto dei documenti multimediali si adottano gli stessi criteri.
Sono comunque sottoposti a scarto definitivo i documenti multimediali deteriorati, che non siano in alcun modo più fruibili dagli utenti.
Anche per i periodici, la procedura di scarto tiene conto dell'insieme delle collezioni presenti, controllando sia le testate sia le annate possedute.